Hoe ik planningen maak waar ik blij van word

Veel mensen hebben niet per se positieve beelden hebben bij het woord ‘plannen’. Het doet ze denken aan school of studie, aan dingen moeten doen die ze niet willen. Of ze vinden het juist moeilijk om zich aan planningen te houden en beginnen er daarom liever maar helemaal niet aan. 

Ik bekijk het anders: plannen gaat niet om dingen voor jezelf te bedenken die je moet. Plannen gaat ook niet om een soort hyper-efficiënte werkmachine te worden. 

Plannen is een manier om meer tijd te krijgen voor leuke dingen. Voor de dingen die écht belangrijk zijn in mijn leven. Voor de dingen waar het in mijn leven eigenlijk om gaat, niet om werk of andere klusjes. 

Plannen gaat niet om moetens, om dingen die je niet wilt, maar om meer ruimte te creëren voor jezelf en de dingen waar je blij van wordt.

Door te plannen ga je bewust om met je tijd, en maak je meer momenten vrij om van te genieten. Met een goede planning heb je minder stress, en meer plezier. 

Maar hoe doe je dat, een goede planning maken?

Om een plan te maken dat werkt begin ik altijd met een lijst maken van dingen die ik wil (of moet) doen. Ik doe dit meestal op een kladpapiertje, en soms doe ik er een paar dagen over. 

Als ik de grote dingen opgeschreven heb (bijvoorbeeld ‘workshop 16 februari’), ga ik die onderverdelen in kleine stappen. Voor het organiseren van een workshop zijn dat bijvoorbeeld ‘ruimte regelen’, ‘website aanpassen’, ‘marketingplan maken’. 

Nu ik een overzicht heb (op zich al heerlijk!), ga ik aan de slag met een plan. Ik gebruik hiervoor mijn agenda en mijn 3 maanden, 3 prioriteiten-planner. Eerst schrijf ik de deadlines op, en vervolgens ga ik vanaf die deadlines terugplannen. Met de 3 maanden, 3 prioriteiten-planner is het heel makkelijk om per week de kleinere taken in te vullen, maar dat kun je natuurlijk ook in een agenda doen, op papier of digitaal. 

Ik zorg ook altijd dat ik een buffer heb: sommige taken duren langer dan gedacht, soms komen er meer urgente dingen tussendoor, en soms voel ik me niet lekker. Het geeft mij rust om te weten dat ik een dag of zelfs een week iets minder kan doen, en dan nog mijn deadline kan halen. 

3 maanden, 3 prioriteiten-planner

Als ik een plan maak kijk ik ook altijd in mijn agenda naar andere gebeurtenissen die ook tijd kosten. Een week vakantie kan je bijvoorbeeld meer tijd geven om aan een project te werken—of juist niet als je kinderen hebt waarmee je die week op stap gaat. 

Nadat ik alle stappen en alle deadlines helder heb, en per week weet wat ik wil doen, plan ik vaak nog in net iets meer detail. Ik zorg dat ik de taken die ik moet doen niet alleen op papier heb, maar ook in mijn digitale to-do-app. Ik gebruik OmniFocus, een betaalde app die synchroniseert tussen mijn laptop, tablet en telefoon. Voor grote projecten, die ik op papier plan, heb ik die app eigenlijk niet nodig. Maar voor taken die steeds weer terugkomen—zoals wekelijks een college voorbereiden; administratie doen; Instagram-posts voorbereiden—en voor dingen ver in de toekomst, is OmniFocus geweldig. Je kunt taken automatisch laten herhalen, per dag, week, maand of zelfs per jaar. Door OmniFocus hoef ik nooit meer na te denken over wanneer ik bepaalde dingen in de tuin moet doen, bijvoorbeeld, want daar krijg ik automatisch een seintje over. 

En als laatste kijk ik minstens één keer per week naar mijn planning. Op vrijdag kijk ik in mijn agenda en mijn planning naar de dingen die ik de volgende week wil doen. Ik verschuif eventueel afspraken of taken als het beter uitkomt. 

Soms kom ik er op die momenten achter dat een bepaald project stil is komen te liggen—ook ik hou me niet altijd aan mijn planning. Dat kan gebeuren en hoeft helemaal niet erg te zijn. Ik ga voor mezelf na waarom  ik iets niet gedaan heb: weet ik niet hoe het moet, is het niet meer belangrijk voor me, of vind ik het zo spannend dat ik me verlamd voel? Afhankelijk van het antwoord, plan ik óf tijd in om uit te zoeken hoe het wel moet; besluit ik om het project helemaal niet meer te doen; óf motiveer ik mezelf door tijd te maken om op een fijne plek verder te gaan met het project. Als ik met mezelf afspreek dat ik met een kop koffie in een fijn koffietentje maar een halfuurtje aan het project hoef te werken, werkt dit vaak om de verlamming minder te maken. 

De beste planningen zijn voor mij planningen die flexibel zijn, en die me blij maken en motiveren. Plannen geeft mij een gevoel van overzicht en ruimte in mijn leven.  

P. S. Tijdens mijn workshops help ik je verder om een concreet plan te maken waar je blij van wordt. Door middel van coaching kan ik je ook helpen om je leven op zo’n manier in te richten dat je minder stress en meer ruimte hebt. In een eenmalig gesprek kunnen we samen een plan opstellen, en in een langer traject werken we samen aan grotere projecten. Benieuwd? Kijk bij mijn aanbod, of stuur me geheel vrijblijvend een berichtje. 

Wat ik anders deed in 2019

Vorige week ben ik met een kop thee en lekkers eens goed gaan zitten voor een terugblik op 2019 (ik gebruikte dit jaar ‘unravel your year’ van Susannah Conway). Dat ik überhaupt expliciet terugkijk dit jaar, is anders dan andere jaren. Ik ben doorgaans meer van het vooruitkijken, en heb de neiging om dingen die ik gedaan, geleerd of afgerond heb snel te vergeten.

Dat doe ik dit jaar dus anders. En er zijn meerdere dingen die ik dit jaar anders gedaan heb dan andere jaren. De dingen die ik anders deed kwamen niet voort uit goede voornemens, uit doelen of een reflectie op 2018. Toch zijn het dingen die veranderden hoe ik mijn leven inricht. Ik voel me aan het einde van 2019 fijner bij en in mezelf, en ook meer mezelf.

De dingen die ik anders deed in 2019 deel ik graag met je, ook omdat ze mijn visie op en manier van coachen op een heel prettige manier veranderden.

Er gebeurde nogal wat in 2019: ik zette Astrid maakt tijd op, woonde en werkte drie maanden in München, organiseerde meerdere workshops, gaf lezingen en nam voor het eerst in jaren de zomer vrij. Ik werkte samen met mensen van over de hele wereld, legde contacten voor onderzoek en coaching en voelde me op verschillende plekken omringd door ‘mijn’ mensen. Ik deed na jaren mijn Fitbit weg, leerde aquarelleren, las meer dan 100 boeken en ontdekte koffietentjes in Nederland, Stockholm, München en Plymouth. Ik ontwierp eindelijk een vorm van toetsing voor een literatuurcursus waar ik me wél prettig bij voel, sprak me explicieter uit over aspecten van mijn werk waar ik al jaren mee zat en bekeek vaker mijn email niet.

Dit deed ik anders

Ik begon de meeste werkdagen met een half uur voor m’n plezier lezen. Lezen is voor mij de ultieme manier om te ontspannen, en ik lees graag en veel. Maar tot dit jaar las ik vooral ‘s avonds, of als ik aan het einde van de middag eerder klaar was met werk. Tegenwoordig lees ik als het even kan ‘s ochtends voordat ik begin met werken. Dat betekent dat als ik thuis werk ik later begin met werken–maar vooral dat ik meer ontspannen begin met werken.

Ik pauzeerde meer. Al tijdens het schrijven van mijn proefschrift jaren geleden kwam ik erachter dat ik heel erg goed ben in hard werken. Ik kan zitten, lezen of schrijven en dat uren volhouden. Waar andere mensen moeite hebben om door te werken, vergat ik makkelijk urenlang te eten, te bewegen of naar de wc te gaan. Ik vloog door m’n to-do-lijstjes heen, maar werd me er zo langzamerhand ook van bewust dat doorwerken niet per se goed was voor mijn lichaam, of voor mijn emotionele en psychische gezondheid.

Het kwartje viel voor mij toen ik me op een dag realiseerde dat ik eigenlijk altijd van het ene naar het andere klusje toe aan het werken ben. En dat ik mijn leven helemaal niet zo in wil richten. Ik wil niet dat mijn leven een aaneensluiting van klusjes is, maar dat ik me geïnspireerd en blij voel met het leven buiten de klusjes om. Zo ontdekte ik dat rust voor mij heel belangrijk is. Sindsdien zet ik vaak een timer om mezelf er aan te herinneren om op te staan tussen het werk door. En ga ik niet aan het einde van m’n to-do-lijst door met de to-do-lijst van morgen, maar neem ik de extra tijd om te lezen, te wandelen of er op uit te gaan.

Ik hoorde Ken Robinson ooit zeggen, ‘Academics see their body as a way of getting their heads to meetings’. Dat gold voor mij zeker zo. Om verschillende redenen ging ik dit jaar meer op mijn lichaam letten (onder andere door coaching met Maisie Hill). Dat was zowel een prettige eye-opener als ook soms vervelend. Ik merkte opeens veel eerder dat ik moe was, of gespannen. Ik kon niet meer zo makkelijk negeren dat ik uit moest rusten. Maar ik leerde ook hoe waardevol het is om mijn leven en werk af te stemmen op hoe ik me lichamelijk (en geestelijk) voel. En dat ik daardoor zeker niet minder productief ben–misschien wel meer.

Ik hield me niet aan mijn planning. Plannen is mijn superkracht en dat is heel fijn. Ik heb bijna geen moeite met inschatten hoe lang bepaalde dingen duren, deel grote doelen moeiteloos op in kleinere stukken en heb zeer zelden last van uitstelgedrag. Het kwam alleen af en toe voor dat ik dingen meer deed omdat ze op m’n planning stonden, dan omdat ik ze echt wilde doen. En dat deed ik dit jaar anders.

Een voorbeeld is boek #2. Ik had me voorgenomen om daarvoor dit jaar een voorstel + voorbeeldhoofdstuk in te dienen bij een uitgever. In het voorjaar schreef ik het voorstel, en kreeg ik daar positieve feedback op van collega’s. Ik schreef de eerste paar duizend woorden van mijn voorbeeldhoofdstuk en nam contact op met een uitgever. De uitgever moedigde me aan om het voorstel in te dienen, en ik schreef ik m’n agenda dat ik dat na de zomer ging doen. En toen… niets. Ik nam de zomer vrij (voor het eerst in zeker tien jaar), en dat was heerlijk. En vervolgens ging ik niet verder met het hoofdstuk. Door me niet koste wat koste aan m’n planning te houden leerde ik dit jaar om van gedachten te veranderen, bewust en plezierig.

Ik ging succes anders meten. Succes was voor mij lange tijd als ik een project afgerond had, of als mijn hele to-do-lijstje afgevinkt was. Alle kleine stappen die ik zette, zag ik niet–of vergat ik snel. En zelfs de grote stappen vergat ik vaak te vieren: er was altijd wel weer een nieuw project om aan te beginnen.

Tegenwoordig vier ik expliciet kleinere stappen: ik schrijf ze op, en lees succes niet alleen meer af aan de grote dingen die ik afmaak. Ook als iets niet zo loopt als ik gehoopt had is er vaak veel om tevreden mee te zijn: de deelnemers die wel naar de workshop kwamen, de contacten die ik legde, het plezier dat ik had in nieuwe dingen ontdekken.

Door al deze dingen die ik anders deed, heb ik mijn visie op coaching ook verder bijgesteld. Ik help mensen nog steeds om productief te zijn, maar op hun manier. Het gaat me niet om mensen te helpen zo veel mogelijk gedaan te krijgen–maar om hun leven in te richten op een manier die bij hun past. Om tijd te maken voor de dingen waar ze blij van worden. Om keuzes te zien en te maken, ook als die ingaan tegen werkcultuur, of bepaalde normen over productiviteit.

Minder productiviteitshacks, en meer het leven waar je écht blij van wordt.

Over een paar weken weer een blog, waarin ik schrijf over op een ontspannen manier doelen stellen en plannen maken. In de tussentijd ook al tips van mij (die ik niet deel op m’n blog)? Schrijf je in voor de nieuwsbrief!

Zo maak je in 1 minuut je doelen concreter én leuker!

Elke maand nog meer tips die ik niet in m’n blog deel? Schrijf je in voor de nieuwsbrief!

Weinig maakt mij zo gelukkig als met een lege agenda plannen maken. Het begin van een nieuw jaar vind ik dus heerlijk: al die lege ruimte voor nieuwe ideeën en projecten!

Maar hoe doe je dat eigenlijk, goede doelen stellen?

Heel veel doelen worden nooit gehaald omdat ze te vaag zijn. Om betere doelen te stellen, die je wél kunt halen, heb ik een vrij simpele tip voor je: voeg een werkwoord toe.

Een doel zonder werkwoord is geen doel, maar slechts een onderwerp. 

Bijvoorbeeld: op mijn to-do lijstje stond al een paar weken een klusje voor in ons niet-meer-zo-heel-erg-nieuwe huis: ‘planken woonkamer’. Ja, ik wist zelf ook wel wat ik er mee bedoelde, namelijk dat ik na wilde gaan of de planken die we nog hadden uit het oude huis leuk stonden, of we ze misschien wilden schilderen, en wanneer we dan tijd hadden om ze op te hangen. Maar dat stond niet op m’n lijstje. Daarop stond ‘planken woonkamer’, en wekenlang deed ik er niets aan. 

Vaak bereiken we doelen niet omdat ze niet specifiek genoeg geformuleerd zijn. Mijn voorbeeld van ‘planken woonkamer’ was een doel zonder werkwoord. En zo had het nog lang op m’n lijstje kunnen staan.

Toen ik er nog een keer naar keek en een werkwoord toe wilde voegen zag ik meteen ook manieren om het doel specifieker en haalbaarder te maken. Ik splitste het op in de kleinere doelen waar het uit bestond: ‘oude planken van zolder halen en kijken of ze passen’, ‘bespreken met vriend J of we de planken eventueel willen schilderen’, ‘moment prikken om planken op te hangen’. 

En jouw doelen?

Om over na te denken: 

— Heb jij ook doelen die al lang op je to-do lijstje staan, maar waar je niet aan begint? 
— Welke doelen op je lijstje kun jij deze maand haalbaarder maken door er een werkwoord aan toe te voegen?


Als je meer dan 1 minuut hebt om naar je doelen te kijken, kun je nog verder gaan: voeg een specifieke datum toe. Dus: wanneer ga je die planken dan ophangen? Wanneer ga je je administratie bijwerken? Wanneer neem je een half uurtje om al je ideeën voor dat ene nieuwe, spannende project op te schrijven? 

Begin klein, voeg een werkwoord + een moment toe, en je doelen worden meteen een stuk overzichtelijker, en haalbaarder. Daardoor heb je weer tijd over voor andere dingen, die ook leuk zijn. 

Nog verder er over praten? Neem contact met me op voor een coachgesprek: samen maken we jouw doelen leuker, concreter en haalbaar. 

P.S. Oh ja, en die planken in de woonkamer? De oude planken bleken uiteindelijk niet te passen, dus op het lijstje staat nu dat we nieuwe planken gaan kopen. Op 18 februari, om precies te zijn.  

Aan het begin van elke maand mijn nieuwsbrief in je inbox? Geef je dan hier op.