Hoe ik planningen maak waar ik blij van word

Veel mensen hebben niet per se positieve beelden hebben bij het woord ‘plannen’. Het doet ze denken aan school of studie, aan dingen moeten doen die ze niet willen. Of ze vinden het juist moeilijk om zich aan planningen te houden en beginnen er daarom liever maar helemaal niet aan. 

Ik bekijk het anders: plannen gaat niet om dingen voor jezelf te bedenken die je moet. Plannen gaat ook niet om een soort hyper-efficiënte werkmachine te worden. 

Plannen is een manier om meer tijd te krijgen voor leuke dingen. Voor de dingen die écht belangrijk zijn in mijn leven. Voor de dingen waar het in mijn leven eigenlijk om gaat, niet om werk of andere klusjes. 

Plannen gaat niet om moetens, om dingen die je niet wilt, maar om meer ruimte te creëren voor jezelf en de dingen waar je blij van wordt.

Door te plannen ga je bewust om met je tijd, en maak je meer momenten vrij om van te genieten. Met een goede planning heb je minder stress, en meer plezier. 

Maar hoe doe je dat, een goede planning maken?

Om een plan te maken dat werkt begin ik altijd met een lijst maken van dingen die ik wil (of moet) doen. Ik doe dit meestal op een kladpapiertje, en soms doe ik er een paar dagen over. 

Als ik de grote dingen opgeschreven heb (bijvoorbeeld ‘workshop 16 februari’), ga ik die onderverdelen in kleine stappen. Voor het organiseren van een workshop zijn dat bijvoorbeeld ‘ruimte regelen’, ‘website aanpassen’, ‘marketingplan maken’. 

Nu ik een overzicht heb (op zich al heerlijk!), ga ik aan de slag met een plan. Ik gebruik hiervoor mijn agenda en mijn 3 maanden, 3 prioriteiten-planner. Eerst schrijf ik de deadlines op, en vervolgens ga ik vanaf die deadlines terugplannen. Met de 3 maanden, 3 prioriteiten-planner is het heel makkelijk om per week de kleinere taken in te vullen, maar dat kun je natuurlijk ook in een agenda doen, op papier of digitaal. 

Ik zorg ook altijd dat ik een buffer heb: sommige taken duren langer dan gedacht, soms komen er meer urgente dingen tussendoor, en soms voel ik me niet lekker. Het geeft mij rust om te weten dat ik een dag of zelfs een week iets minder kan doen, en dan nog mijn deadline kan halen. 

3 maanden, 3 prioriteiten-planner

Als ik een plan maak kijk ik ook altijd in mijn agenda naar andere gebeurtenissen die ook tijd kosten. Een week vakantie kan je bijvoorbeeld meer tijd geven om aan een project te werken—of juist niet als je kinderen hebt waarmee je die week op stap gaat. 

Nadat ik alle stappen en alle deadlines helder heb, en per week weet wat ik wil doen, plan ik vaak nog in net iets meer detail. Ik zorg dat ik de taken die ik moet doen niet alleen op papier heb, maar ook in mijn digitale to-do-app. Ik gebruik OmniFocus, een betaalde app die synchroniseert tussen mijn laptop, tablet en telefoon. Voor grote projecten, die ik op papier plan, heb ik die app eigenlijk niet nodig. Maar voor taken die steeds weer terugkomen—zoals wekelijks een college voorbereiden; administratie doen; Instagram-posts voorbereiden—en voor dingen ver in de toekomst, is OmniFocus geweldig. Je kunt taken automatisch laten herhalen, per dag, week, maand of zelfs per jaar. Door OmniFocus hoef ik nooit meer na te denken over wanneer ik bepaalde dingen in de tuin moet doen, bijvoorbeeld, want daar krijg ik automatisch een seintje over. 

En als laatste kijk ik minstens één keer per week naar mijn planning. Op vrijdag kijk ik in mijn agenda en mijn planning naar de dingen die ik de volgende week wil doen. Ik verschuif eventueel afspraken of taken als het beter uitkomt. 

Soms kom ik er op die momenten achter dat een bepaald project stil is komen te liggen—ook ik hou me niet altijd aan mijn planning. Dat kan gebeuren en hoeft helemaal niet erg te zijn. Ik ga voor mezelf na waarom  ik iets niet gedaan heb: weet ik niet hoe het moet, is het niet meer belangrijk voor me, of vind ik het zo spannend dat ik me verlamd voel? Afhankelijk van het antwoord, plan ik óf tijd in om uit te zoeken hoe het wel moet; besluit ik om het project helemaal niet meer te doen; óf motiveer ik mezelf door tijd te maken om op een fijne plek verder te gaan met het project. Als ik met mezelf afspreek dat ik met een kop koffie in een fijn koffietentje maar een halfuurtje aan het project hoef te werken, werkt dit vaak om de verlamming minder te maken. 

De beste planningen zijn voor mij planningen die flexibel zijn, en die me blij maken en motiveren. Plannen geeft mij een gevoel van overzicht en ruimte in mijn leven.  

P. S. Tijdens mijn workshops help ik je verder om een concreet plan te maken waar je blij van wordt. Door middel van coaching kan ik je ook helpen om je leven op zo’n manier in te richten dat je minder stress en meer ruimte hebt. In een eenmalig gesprek kunnen we samen een plan opstellen, en in een langer traject werken we samen aan grotere projecten. Benieuwd? Kijk bij mijn aanbod, of stuur me geheel vrijblijvend een berichtje.